Pentingnya Managemen & Fasilitas yang Baik Di Birokrasi

Pernahkah anda mengeluh dengan pekerjaan anda, dan nyamankah anda bekerja dengan kondisi lingkungan sekitar anda..mungkin sebagian orang akan menjawab pernah dan tidak nyaman dengan kondisi lingkungan yang kurang menyehatkan. Pertanyaan ini memang cocok untuk ditujukan kepada pekerja bawahan yang sering kurang mendapat perhatian katakanlah sebagai tata usaha kearsipan, meskipun sepele namun pekerjaan ini sangatlah berat tantangan dan tanggung jawabnya disamping berteman dengan debu dan pengabnya suasana ruangan. Penempatan pegawai yang tidak sesuai dengan kadar volume kerja akan berdampak buruk terhadap pegawai lainya, akhirnya timbul kekecewaan tentu ini juga perlu diperhatikan. Secara fakta hal ini masih banyak sekali ditemukan di lapangan.

Masalah organisasi unit kearsipan pada saat ini yang terdapat disuatu instansi atau departemen atau non departemen dan perusahaan sering kurang mendapat perhatian unit kearsipan yang terdapat di instansi atau departemen atau non departemen dan perusahaan dimana petugas kearsipan itu bekerja sama dengan unit kerja lain untuk mencapai suatu tujuan. Kedudukan unit kearsipan di setiap instansi akan menentukan juga kualitas karyawan, kedudukan unit kearsipan terlalu rendah, maka kita akan memperoleh karyawan yang berpendidikan rendah dan kegiatan unit kearsipan akan serba terbatas, serta tidak akan mungkin dapat mengatur kerja sama yang harmonis dengan unit kerja yang lainnya.Sehingga teknis dalam bidang kearsipan selalu terus terbelakang dan tidak akan mampu membantu instansi untuk maju.
Instansi yang modern selalu akan dipengaruhi oleh perkembangan masyarakat, ilmu pengetahuan, dan teknologi sehingga akibatnya unit persiapan harus dinamis dan berkembang sesuai perkembangan instansi.

Kalau kedudukan unit kearsipan terlalu rendah maka kearsipan akan tertinggal dan tetap diremehkan fungsinya pada hari ini, hari esok dan masa depan. Kedudukan unirt kearsipan tersebut mutlak harus dipikirkan kedudukannya serta kerja sama yang harmonis dengan unit kerja lain sehingga tercapai tujuan yang memuaskan. Jadi arsip merupakan suatu wadah yang melakukan segala kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat yang mempunyai arti penting, baik ke dalam maupun keluar, baik menyangkut soal-soal pemerintah maupun non pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan system tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan. Pengarsipan sangatlah penting disamping untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebnagsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban, kearsipan sebenarnya sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi sehari-hari disegala bidang kegiatan. Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat kegiatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan, kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.

Untuk menjadi petugas kearsipan yang baik adalah harusnya mempunyai mental yang kuat, keuletan, terampil, tekun, dapat memegang rahasia, disiplin, tidak mudah bosan, dan harus terdidik. Unit kearsipan tidak mungkin pula dapat berperan dengan baik apabila produktivitas kerja rendah. Unit kearsipan benar terwujud sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sumber sejarah atau bukti pertanggungjawaban, kalau petugas kearsipan yang selama ini selalu berkembang dalam bendel-bendel berdebu, ruangan yang berpengap, kotor, tidak ada fasilitas terus dibiarkan tidak terurus dan tidak dijamah oleh pimpinan instansi yang berwenang. Untuk itulah perlu diperhatikan betul kondisinya fasilitas dan prasarana yang baik supaya pegawai yang ditempatkan di kearsipan bisa bekerja dengan nyaman dan tentunya juga diberikan jumlah pegawai yang seimbang dengan volume pekerjaan.